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Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzerklärung für das Online-Bewerbungsverfahren

1. Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, die im Rahmen unseres Online-Bewerbungsverfahrens erhoben werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für das Bewerbungsverfahren und ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.


2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Entelios AG
Landsberger Straße 154
80339 München
Telefon: +49 (0) 89 552 9968-0
E-Mail: info@entelios.de

3. Datenschutzbeauftragter
Der externe Datenschutzbeauftragte der Entelios AG ist:

FAST-DETECT GmbH
Inselkammerstraße 12
82008 Unterhaching
Telefon: +49 89 204040-111
Fax: +49 89 204040-299
E-Mail: Markus.Schmidt@fast-detect.de

4. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
Hierzu zählen insbesondere Angaben wie Name, Kontaktdaten, beruflicher Werdegang sowie sämtliche Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:
  • a) Durchführung des Bewerbungsverfahrens
    Zweck ist die Prüfung Ihrer Bewerbung, die Durchführung des Auswahlverfahrens sowie die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

    b) Abwehr und Geltendmachung rechtlicher Ansprüche
    Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens speichern wir Bewerbungsdaten für einen begrenzten Zeitraum zur Abwehr möglicher Ansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

    c) Aufnahme in den Talent Pool (optional)
    Sofern Sie gesondert einwilligen, verarbeiten wir Ihre Daten zur Aufnahme in unseren Talent Pool, um Sie bei zukünftigen Stellenangeboten berücksichtigen zu können.
    Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

    6. Kategorien verarbeiteter Daten
    Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

    – Vor- und Nachname
    – E-Mail-Adresse
    – Telefonnummer
    – LinkedIn-Profil (optional)
    – Quelle/Kanal der Bewerbung
    – Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)


    7. Empfänger der Daten / Auftragsverarbeitung
    Ihre Bewerbungsdaten werden über eine TLS-verschlüsselte Verbindung übermittelt und in einer Datenbank gespeichert, die durch die Personio GmbH betrieben wird.

    Personio wird als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO eingesetzt.
    Zwischen der Entelios AG und Personio besteht ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

    Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind.

    8. Speicherdauer und Löschung
    Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

    – Reguläre Bewerbungen:
    Löschung spätestens 90 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
    Die Speicherung erfolgt zur Abwehr möglicher rechtlicher Ansprüche, insbesondere nach dem AGG.

    – Talent Pool:
    Bei erteilter Einwilligung Speicherung für maximal 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
    Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

    Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Ihre Daten gelöscht oder vollständig anonymisiert. Eine Re-Identifizierung ist ausgeschlossen. Anonymisierte Daten können ausschließlich für statistische Zwecke verwendet werden.

    9. Einstellung
    Sofern es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten in die Personalakte überführt und gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben gespeichert.

    10. Betroffenenrechte
    Sie haben als betroffene Person die folgenden Rechte nach Kapitel III DSGVO:

    – Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
    – Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
    – Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
    – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
    – Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
    – Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
    – Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

    Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 3).

    11. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
    Die technische Bereitstellung und der Betrieb der Recruiting-Seite erfolgen durch die:

    Personio SE & Co. KG
    Seidlstraße 3
    80335 München
    Datenschutzkontakt: privacy@personio.com

    Für die Verarbeitung von Server-Logs, Error-Logs sowie technisch notwendigen Cookies ist Personio eigenständig verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO.

    Rechtsgrundlagen:
    – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
    – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität)

    Die Speicherdauer dieser Protokolldaten beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

    12. Cookies
    Es werden ausschließlich technisch notwendige sowie funktionale und Performance-Cookies eingesetzt.
    Diese dienen der sicheren Bereitstellung der Recruiting-Seite, der Sprachauswahl sowie der statistischen Auswertung von Bewerbungskanälen.

    Rechtsgrundlagen:
    – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
    – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

    13. Änderungen der Datenschutzerklärung

    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder technische Änderungen anzupassen. Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt der Bewerbung gültige Fassung.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.